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        如何規避采購合同法律風險

          通過大量企業采購合同中發現不少企業缺乏合同風險的法律意識,不注重合同法律風險的防控,以致在發生糾紛主張權益時,因為缺乏有效、明確的合同條款以及履行事實依據,導致遭受重大的經濟損失。本文就買賣合同簽訂及履行過程中存在的種種風險作一定的歸納總結并提出防范的建議,以供企業做規避和防范風險的有效參考依據。

          一、購銷合同簽訂環節的法律風險及防控

          在這個環節主要表現為簽約方式、合同簽約主體以及合同條款約定不完善、不規范或存在重大漏洞所帶來的種種法律風險。實踐中具體的情形有:

          1、簽約方式的法律風險

          雖然我國的合同法規定合同也可以以口頭形式訂立,但本人并不提倡訂立口頭合同,因為實踐中經常出現原本合同雙方當初口頭商定的合同事項,在起紛爭時,總被惡意、不誠信的否認,以致使主張權益的合同一方陷入極其被動的局面。而且現況下,隨著網絡的普及及網絡貿易高速的發展,買賣雙方采用傳真、電子郵件等方式往來簽署合同的方式也越來越常見了。實踐中也產生了諸如圍繞傳真件的合法有效性,電郵的收件人地址、發送人地址能否被認定為代表相對方,其發送的郵件能否作為代表相對方的意思表示,這些問題一旦在雙方出現糾紛時,將會成為雙方爭議的焦點問題,如果一方做出一概否認,那么主張合同權益一方就會陷入極其不利的境地,甚至要面臨敗訴而遭受巨大經濟損失的后果。

          建議:合同簽訂方式一定要以書面形式簽署,但在合同中可對傳真件的效力以及電郵地址、往來電郵的效力做出明確約定,以確保在發生爭執時有充足明確的事實依據。

          2、簽約主體的法律風險

          這在實踐中經常會出現的情形有:

          ①用無效印章簽署合同。本人曾代理過眾多的橋架、電纜購銷合同糾紛案件,經常發現需方以“某某公司技術專用章,資料專用章”等不得用于對外建立業務關系的一些亂七八糟的印章用于簽署購銷合同,而供方業務經辦人急于建立業務關系不加審查,等到無法追回貨款雙方起爭議后才知道這是無效印章,不得用于簽署業務合同,需方企業更是為了逃脫付款責任百端推脫、否認建立合同買賣關系,這使得合同供方企業的權益保護處于極其不利的被動境地;

          ②簽署合同的代表人代表權限及身份不明。這種主要體現在以自然人簽字簽署合同的情形,合同上簽字的業務經辦人等相關人員在簽署購銷合同時未出示提供書面的授權委托書,其是否屬于公司員工,什么職務,是否取得公司授權都無法確定,事后往往成為應擔責的合同一方企業以未作授權,雙方未建立購銷關系為借口,來逃避責任承擔;

          ③利用無履約能力、經營不善的公司簽署合同,事后逃避責任承擔。這在實踐中諸如“兩個公司牌子一套人馬”,利用其中一個不加經營,實際無履約能力或經營不善的企業主體對外簽署合同,事后無償還能力借此逃脫責任承擔。這里面因為涉及取證等諸多困難,給合同另一方的權益保護帶來了極其不利的境地。

          建議:注重對簽約主體的資信調查、了解,合同方是企業的應將企業營業執照復印件作為合同附件,如果合同方是個人,應于合同上詳細記錄其身份證號碼、家庭住址、電話,將身份證復印件作為合同附件;確保真實、有效的印章簽署合同,除法定代表人簽字外,對業務經辦人等人員于合同上的簽署,應出示提供所屬公司書面的授權委托書,以避免合同的法律風險。

          3、合同買賣標的物(即產品或貨物)情況約定描述不清的法律風險

          這在實踐中具有一定的普遍性,也容易造成忽視。比如就拿本人代理過的橋架產品買賣合同糾紛案例來說,同是橋架產品卻具有不同的規格型號,規格型號不同價格也不同。因為在合同履行中,實際履行供應的橋架規格型號出現了合同中所未作約定供應的規格型號,雖然這是需方事后作要求的,但因為在合同中未作體現,供方也未與需方簽訂補充協議,在雙方起爭議時,需方不僅不認可價格,而且還倒打一耙認為供方企業供應的橋架產品規格型號違反了合同約定的規格型號,要求供方承擔違約責任。還有因為未約定商品品牌,以價低的產品代替質好價高的品牌產品等等情況。因為諸如在產品的名稱、品牌、商標、等級、數量等等方面因為約定不明起而紛爭的事例還是比較常見。

          建議:如是產品或貨物,應在購銷合同中對產品或貨物的名稱、種類或者品種、規格、型號、品牌、商標、等級、花色、單價等等信息作出明確的描述約定;如果是車輛,則應詳細描述車輛的品牌型號、顏色、發動機編號等等信息,如是不動產,則要詳細描述具體的坐落位置等信息,以避免引起爭議或者歧義。

          4、數量及質量標準約定不明的法律風險

          在實踐中,特別是對小件的產品或貨物發生的買賣合同糾紛案例中,經常會出現數量結算上的爭議,這跟合同對數量結算的約定不明有很大的關系、經常會出現約定數量與實際供貨不符,以及還有相應數量退貨的情況存在,雙方為此爭論不休。

          在質量標準條款的約定上,是實踐中最容易被合同雙方所疏忽的,對供方企業而言因為質量標準約定不明,事后往往會遭致需方企業以質量不合格拒絕付款的借口。對需方企業而言質量標準約定不明,供方以質次產品代替高質量的產品賣給需方,以致供方遭受損失。特別需要注意的是對類似成批次供應的混凝土、燃料油產品除了要在合同中明確約定質量標準外,還要明確約定做到產品封存,以防止事后質量鑒定無法取樣的法律風險。這在本人代理過的混凝土、燃料油等特殊產品的買賣合同案例中所特別應予以注意的質量風險。

          建議:合同應明確產品的數量及計量單位,明確作出產品的質量標準以及質量驗收、質量異議期方面的約定內容。對一些較特殊的產品應做到產品封存,以確保質量取樣。

          5、包裝條款約定不明的法律風險

          因為包裝約定不明確導致產品受損產生的糾紛這在實踐中也是較有常見,特別是對于一些需要作特殊包裝或合同一方單獨提出的包轉方式,應在合同中作明確。

          建議:應合同中明確具體的包裝標準以及包裝物的回收等約定內容。

          6、合同履行方式、期限、地點約定不清的法律風險。

          履行方式是送貨還是自行提貨這不僅涉及運輸費用的承擔,而且還將涉及貨物在運輸途中發生毀損、滅失風險的承擔問題;履行期限約定不明將會嚴重影響到合同內容的順利履行、實施,產生逾期交貨等糾紛。同樣的合同履行地點不明也會容易引發爭議。

          建議:合同應作明確履行方式、期限、地點,明確雙方的合同責任和義務,避免爭執。對供方企業而言,應在合同中明確需方在貨物交接中簽收貨物或產品的具體簽收人,防止需方的無關人等隨意簽收,事后遭到需方否認,供方無法舉證對方收取貨物的事實,陷入不利的訴訟境地。

          7、違約條款不明確、缺乏操作性的法律風險

          現在大部分企業起草的格式合同中都會提到了違約金,但對適用違約金的具體情形、違約金的金額比例設定都是比較混亂的,有的規定了違約責任,但對違約金金額比例沒有做出合理的約定,有點是獅子大張口把違約金設定的非常高,這都不利于設定違約責任條款的作用實現。

          建議:客觀、合理的設置違約條款的適用情形,合法有效的設定違約金金額比例,以便追責,最大限度的挽回損失。

          8、合同價款或報酬支付方式、付款期限不明的法律風險

          這在實踐中主要出現的風險問題有:在合同價款的支付方式上,基本上大部分的買賣業務渠道都是掌握在業務經辦人的手里,業務經辦人將向需方收取的貨款直接放進自己口袋,而沒有上交公司,或挪作它途。在本人代理過的買賣合同糾紛中就曾發現過類似的情況。作為供方企業不僅要防止對外應收款成死賬、呆賬,而且也要防范公司業務經辦人私下侵占、挪用導致公司遭受損失的法律風險。當然還有一些其他比較常見的風險:貨款是否包含稅金、稅金的承擔,以及價款的支付時間或條件不明確、或付款條件事實無法掌控,很難操作,導致事后無法舉證付款條件是否已成就所帶來無法順利催款的法律風險等等。

          建議:明確貨款、運費以及稅金的承擔,對貨款支付方式應作出類似“以款到供方賬號為準”等特別約定,避免業務經辦人與需方串通私下挪用貨款。需方應盡量采取銀行轉賬方式來履行支付貨款。明確付款的具體期限及條件,盡量要簡單、明確易實施,避免催款方因為無法舉證付款條件成就而不能主張貨款的風險。設定明確的逾期付款的違約責任,有效督促或威懾合同付款方。

          9、爭議解決方式無約定或約定不利的法律風險

          因買賣合同糾紛提起訴訟,應作考慮目前的司法環境以及地方保護主義的因素,由合同方各自所在地的司法部門管轄處理顯然具有一定優勢,這也是本人多年代理案子的深切感悟。所以在做合同約定。

          建議:就合同爭議解決方式要爭取約定在我方所在地訴訟或者仲裁。考慮到各方都有可能堅持約定在自身所在地處理的情況出現,這種情況下可就訴訟管轄做出公平、合理做出約定。

          10、合同解除約定不明的法律風險

          合同解除權的行使在實踐中出現的爭議問題是比較多的,在何種情況下可以解除、解除的程序條件,是否可以解除等等是訴訟中經常碰到的爭議問題。建議:應在合同中對可行使合同解除權的具體情形,解除的程序性要求以及解除后法律后果承擔做出明確的約定,以有效確保合同解除權的行使,保障自身合同權益。

          11、權益保護,避免風險的特別約定——所有權保留條款的約定

          建議:這是利用物權優于債權的法律原則,對合同供方權益實施保護的一個特別約定條款。可在合同中作約定在需方付清全款前貨物的所有權仍歸供方所有,那么可在需方無力支付貨款的情況下,可請求返還貨物,從而有效的降低交易風險,減少損失。

          二、購銷合同履行環節的法律風險及防控

          1、產品、貨物交付的法律風險

          對供方企業而言,實踐中因為送貨單、購銷單等等銷貨憑證未能記載清楚貨物、產品數量、規格、金額、銷貨日期等等信息或貨物簽收人混亂,權限不明,以致事后在發生結算糾紛時遭致否認,導致損失。

          若存在質量問題應在合同約定的質量異議期限內及時提出書面異議,對驗收當場發現的質量問題可在對方交付的銷貨憑證直接簽署質量意見。

          建議:作為供方企業應制作規范、有效的送貨單、購銷單等等銷貨憑證,對銷貨憑證上署名的貨物簽收人應必須是合同上明確約定的有權簽收貨物的人員或直接加蓋公司公章,確保履約交貨環節具有充分的事實依據。作為需方應加強質量驗收風險意識,及時有效的提出質量異議,避免風險。

          2、款項交付的法律風險

          買賣合同貨款的支付在實踐中容易引起爭議的風險有:現金交付引發的支付風險;貨款的支付方應對方要求將貨款匯給第三方引發的風險;付款方通過第三方支付貨款引發的風險。

          建議:盡量不要通過現金方式支付,對于用現金支付貨款的,應由收款方出具加蓋公司財務印章的收款收據并注明現金收訖。若是針對個人的,除出具的收款收條人為公司法定代表人外,不得將現金交付給對方的業務經辦人,或由收款方出具對該業務經辦人授權收款的書面授權書。

          對于通過轉賬形式支付款項的,應將款項轉入合同約定的賬戶,若需要變更賬戶或匯入第三方賬號的,則應由收款方出具書面的情況說明,避免出現付款后對方又不認賬的情形。

          對于通過以票據(支票、匯票、本票)形式支付款項的,在填署票據時應確保與合同署名的主體相一致,若不一致的則要讓對方出具情況說明。同時要避免將空白票據交付對方,避免失控情形,遺留隱患。

          3、發票交付的法律風險

          實踐中經常出現的問題:因為沒有發票交付的簽收手續,或對交付發票和付款的先后順序做出約定,事后被利用成為沒有收到發票拒付貨款的借口。

          建議:形成發票交付的書面簽收制度,制作并保留好發票交付的簽收憑證。考慮普通發票的開具有可能被認定為已收款,應在發票簽收同時應注明未收款或讓簽收方注明未付款。

          4、應合同一方要求向第三方履行合同義務的法律風險

          實踐中,應合同一方要求由合同另一方向第三方履行合同義務的情況,如前面講到的合同需方應供方要求轉向第三方付款的情形。這類情形還是較常見的。有的是合同履行中途改變履行對象,有的是合同簽訂時就已協商好但合同中未作體現的。這兩種情形在雙方發生糾紛時,一旦要求一方作否認,合同履行一方將會因為缺乏事實證據而陷入極其被動的法律不利境地。

          建議:為避免風險,對事先商定的應明確在合同中就向第三方履行合同的具體對象等細節問題做出明確的約定,若是中途改變的,則應由雙方達成補充協議或由要求方出具書面確認函件,并重申或明確權利義務的承擔主體。同時,履行方還應做好向第三方履行合同義務的事實證據的收集、整理工作。

          5、事實證據的收集、整理

          打官司實際上打的就是證據,購銷合同官司同樣不例外,很多的購銷合同訴訟因為當事人事前不注意收集、整理證據,等到訴訟時因為缺乏事實證據而得不到法律的保護,最終遭致經濟損失的情況并不少見。

          建議:注意保留和收集合同及附件以及合同履行過程中形成的補充協議、送貨單、購銷憑證、發票簽收記錄、雙方的來往函件、備忘錄、會議紀要、傳真件,交通票據、運輸單、電話記錄、電子郵件等等書面、視頻、錄音資料,一旦發生糾紛,這些證據都將有可能成為有力的事實證據。

          6、 訴訟時效的法律風險

          很多企業因為沒有法律人才,缺乏追討應收賬款、產品質量損害賠償的法律知識及應對舉措,致使過了法律訴訟時效而得不到法律的保護,最終造成無法挽回的經濟損失。

          建議:為避免喪失法律的保護,應建立定期催款的應收款制度,在2年的訴訟時效期內,要定期的向對方發出要求其履行義務的催款函,保留催款函的簽收件或通過特快專遞寄送的郵件單證;必要的情況下可委托律師向發出律師函,并保存好函件復印件和郵寄憑證。

          對已超過訴訟時效的賬款則應盡快采取補救措施,防止實際損失的發生,比如:簽發催款函對賬款作重新確認或協商達成新的還款協議等等,具體的操作應交由專業人員來操作。

          實踐中無數的案例已經足以說明疏忽、不重視合同的法律風險所帶來的經驗教訓,是沉重的、代價是巨大的,作為企業的管理層都應當將合同的法律風險,納入企業的正常經營風險加以重視,有效的防范或規避風險,減少不必要的損失實際上就是為企業創造效益。

          要想有效的防范和規避上述種種法律風險則需要借助于深諳法律實踐及理論知識的法律專業人士,加強法律知識,通過法律風險評估與管理,有效規避風險將為企業切實的利益。

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